Pytania i odpowiedzi odnośnie funkcjonalności i użytkowania aplikacji PIBIP.pl! Poniższe zagadnienia posegregowane zostały w zależności od Twojej roli, w jakiej używasz aplikację PIBIP.pl:
- Ogólnie o działaniu aplikacji PIBIP.pl
- Osoba zgłaszająca nieprawidłowości
- Manager ds. Obsługi Zgłoszeń (MOZ)
- Organizacja zamawiająca aplikację
PYTANIA OGÓLNE
Kto jest operatorem Aplikacji PIBIP oraz administratorem danych osobowych?
Operatorem Aplikacji PIBIP oraz administratorem danych osobowych (organizacji oraz managera ds. obsługi zgłoszeń) jest Instytut Compliance sp. z o. o., ul. T. Kościuszki 1, 69-100 Słubice, NIP: 5981635573 | REGON: 36371456300000 | KRS: 0000601887, Sąd Rejonowy w Zielonej Górze | VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, wysokość kapitału zakładowego 5.000 PLN. Operator Aplikacji nie ma dostępu do treści przesyłanych zgłoszeń, korespondencji między osobą zgłaszającą a managerem ds. obsługi zgłoszeń ani też do jakichkolwiek informacji zawartych w Aplikacji PIBIP, w tym danych osobowych osób zgłaszających.
Jak działa Aplikacja PIBIP?
PIBIP to Portal Informowania o Bardzo Istotnych Problemach. Jest to prosta i intuicyjna w użyciu aplikacja, dzięki której organizacja tworzy bezpieczny kanał komunikacji, przez który osoba zgłaszająca informuje o naruszeniach, a informację taką otrzymuje manager ds. obsługi zgłoszeń, wytypowany do tego celu wcześniej przez organizację.
Jaka jest różnica między stroną internetową pibip.pl a Aplikacją PIBIP?
Strona internetowa pibip.pl to strona www Aplikacji PIBIP, na której opisane są funkcjonalności i sposób działania Aplikacji PIBIP. Aplikacja PIBIP służy do bezpiecznego dokonywania zgłoszeń oraz bezpiecznej komunikacji z osobą zgłaszającą. Strona i aplikacja są ze sobą powiązane i dostępne przez dowolną przeglądarkę stron internetowych na dowolnym systemie operacyjnym z dowolnego komputera, laptopa, smartfonu czy tabletu.
Jakie środki bezpieczeństwa zostały podjęte?
Zgłoszenie otrzymuje tylko i wyłącznie manager ds. obsługi zgłoszeń wytypowany przez organizację. Operator Aplikacji PIBIP nie ma wglądu ani do zgłoszeń, ani danych osobowych osoby zgłaszającej. PIBIP to przede wszystkim bezpieczeństwo danych. Zastosowaliśmy najwyższe zabezpieczenia techniczne. Portal jest szyfrowany techniką End-to-End poprzez protokoły HTTPS/TLS. Dane w bazach danych są przechowywane w osobnych sekcjach i są wysoko szyfrowane na bazie technologii AES-256-CTR, a nie przechowywane tam jako wolny tekst. Zgłoszenia nie są przesyłane drogą e-mailową.
Na ile Aplikację PIBIP można dostosować do potrzeb danej organizacji?
Celem Aplikacji PIBIP jest stworzenie prostego i efektywnego narzędzia komunikacji dostępnego w przystępnej cenie, stąd możliwości dopasowania Aplikacji do konkretnych potrzeb są niewielkie, lecz dostępne w niezbędnym zakresie. Organizacja może wytypować do trzech managerów ds. obsługi zgłoszeń; może sama ustalić nazwę indywidualnego linku dla swojej organizacji, pod którym dostępna będzie Aplikacja; wstawić logo organizacji oraz, co bardzo ważne, udostępnić procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
Kto i ile płaci za dostęp do Aplikacji PIBP?
Organizacja wykupuje roczny abonament Aplikacji za cenę podaną w obowiązującym cenniku. Ani osoby zgłaszające, ani manager ds. obsługi zgłoszeń nie uiszczają żadnych opłat. Naszą filozofią jest uproszczenie procesu zakupu abonamentu, stąd u nas nie znajdziecie Państwo trudnych do zrozumienia cenników z licznymi „haczykami” – mamy jedną cenę dla wszystkich, w ramach której oddajemy do Państwa rąk skuteczne i proste w obsłudze narzędzie!
OSOBA ZGŁASZAJĄCA
Kim jest zgłaszający?
Zgłaszającym jest osoba, która ma informacje nt. istniejącego lub zbliżającego się wystąpienia nieprawidłowości w danej organizacji i chce o tym poinformować używając Aplikacji PIBIP. O tym, kto jest uprawniony do korzystania z Aplikacji PIBIP, decyduje organizacja – link do zgłoszeń udostępniony może być przykładowo tylko pracownikom, ale również także dalszym osobom, np. dostawcom czy innym kooperantom.
Czy aby skorzystać z Aplikacji PIBIP muszę być zatrudniona lub zatrudniony w danej organizacji?
Co do zasady uprawnionymi do korzystania z Aplikacji PIBIP są wszystkie osoby zatrudnione w danej organizacji, procedura zgłoszeń wewnętrznych może jednak dopuszczać przyjmowanie zgłoszeń także od osób spoza organizacji.
Kiedy mogę dokonać zgłoszenia?
Warunkiem aktywacji Aplikacji PIBIP dla danej organizacji jest wykupienie przez organizację abonamentu i uiszczenie przewidzianej opłaty. Od tego momentu Aplikacja jest aktywna i dostępna 24h na dobę 7 dni w tygodniu. To Ty decydujesz, kiedy dokonać zgłoszenia!
Kiedy organizacja dowie się o zgłoszeniu?
Jak tylko wyślesz zgłoszenie za pomocą Aplikacji PIBIP, system automatycznie powiadomi o tym fakcie managera ds. obsługi zgłoszeń. Co do zasady manager powinien potwierdzić otrzymanie zgłoszenia i poinformować Cię o dalszych krokach, względnie zada Ci dalsze pytania. Co konkretnie się stanie, zależy od procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz obowiązującego prawa, jak i konkretnej informacji.
Czy dostanę potwierdzenie otrzymania zgłoszenia?
Manager ds. obsługi zgłoszeń powinien co do zasady potwierdzić otrzymanie zgłoszenia. Czy tak się stanie, zależy od obowiązującego prawa oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych Twojej organizacji. Jeśli masz wątpliwości, skontaktuj się z managerem ds. obsługi zgłoszeń Twojej organizacji.
Skąd dowiem się, pod jakim linkiem mogę złożyć zgłoszenie?
W procesie zakupu abonamentu organizacja wybiera indywidualny link, pod którym osoby zgłaszające będą mogły dokonywać zgłoszeń. Leży to w gestii organizacji, w jaki sposób i kiedy poinformuje członków swojej organizacji i ewentualnie dalsze osoby o dostępności Aplikacji PIBIP.
Jakie są wymogi sprzętowe, aby użyć Aplikacji PIBIP?
Zgłoszeń dokonać można za pomocą każdego urządzenia połączonego z Internetem. Może to być komputer stacjonarny, laptop, smartfon, czy tablet.
Jakie są wymogi oprogramowania, aby dokonać zgłoszenia za pomocą Aplikacji PIBIP?
Aby dokonywać zgłoszeń, nie ma wymogów posiadania określonego oprogramowania. Aplikacja PIBIP działa na bazie dowolnej przeglądarki stron internetowych (np. Edge, Mozilla Firefox, Opera, Safari itd.), niezależnie od sytemu operacyjnego (np. iOS, Android, Windows, Linux itd.).
Czy jeżeli dokonuję zgłoszenia, ciążą na mnie jakieś konkretne obowiązki?
Obowiązki takie mogą wynikać z procedury zgłoszeń wewnętrznych Twojej organizacji lub z prawa powszechnie obowiązującego. Dowiedz się w swojej organizacji, jakie istnieją obowiązki. Chcemy Cię uwrażliwić odnośnie niedokonywania zgłoszeń w złej wierze, a także w razie braku dostatecznej pewności odnośnie do poprawności posiadanych informacji.
Jaka jest różnica między zgłoszeniami anonimowymi a poufnymi?
Zgłoszenie anonimowe to takie, w którym Twoja tożsamość nie jest znana. Przy dokonywaniu zgłoszenia nie podajesz swoich danych, a kontakt zwrotny z Tobą możliwy jest z wykorzystaniem szyfrowanego kanału bezpiecznej komunikacji. Zgłoszenie poufne to z kolei takie, w którym podajesz swoje dane, ale są one znane wyłącznie managerowi ds. obsługi zgłoszeń, który ma obowiązek ich ochrony.
Czy mam pewność, że zgłoszenie jest rzeczywiście anonimowe?
W przypadku wyboru anonimowej formy zgłoszenia nie podajesz swoich danych. Uważaj, aby tak formułować zgłoszenie, aby na jego podstawie nie było możliwie ustalenie Twojej tożsamości. Bezpieczeństwo zgłoszeń anonimowych zagwarantowane jest od strony technicznej – nie można ustalić Twojej tożsamości np. po numerze IP, a kontakt zwrotny następuje w oparciu o szyfrowany kanał komunikacji.
Czy jako osoba zgłaszająca muszę podać swoją tożsamość?
Aplikacja PIBIP umożliwia zgłaszanie anonimowe oraz poufne. To, w jakim trybie przyjmowane są zgłoszenia, zależy od Twojej organizacji, bo to ona podczas zamawiania abonamentu decyduje, czy umożliwić także zgłaszanie anonimowe. Jeśli brak Ci pewności, sprawdź szczegóły w procedurze zgłoszeń wewnętrznych lub w odpowiednim dziale Twojej organizacji.
Czy mogę dowiedzieć się, czy możliwe jest zgłoszenie anonimowe bez dopytywania o to w mojej organizacji?
Tak, w tym celu zaloguj się do Aplikacji PIBIP przy użyciu indywidualnego linku Twojej organizacji tak, jakbyś chciała lub chciał dokonać zgłoszenia. Jeśli Twoja organizacja zezwoliła na zgłoszenia anonimowe, to po wybraniu opcji „ZGŁASZAM” pojawi się możliwość wyboru zgłoszenia anonimowego albo poufnego.
Co właściwie mogę zgłaszać przez Aplikację PIBIP?
Zakres przedmiotowy zgłoszeń (=co możesz zgłosić) każda organizacja ustala indywidualnie, z reguły w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Co do zasady są to naruszenia prawa lub odpowiednie ryzyko naruszenia prawa, a często także naruszenia wewnętrznych regulacji. Jeśli nie masz pewności, czy dana informacja może być zgłoszona przez Aplikację PIBIP, zachęcamy do zapoznania się z procedurą zgłoszeń wewnętrznych lub kontakt z odpowiednim działem / funkcją w Twojej organizacji.
Czy Aplikacja PIBIP umożliwia komunikację z organizacją?
Tak. Niezależnie od tego, czy dokonasz zgłoszenia anonimowo czy poufnie, Aplikacja PIBIP stworzy dla Ciebie specjalny zaszyfrowany komunikator elektroniczny, za pomocą którego możesz komunikować się z organizacją. Wiadomości otrzymywać będzie manager ds. obsługi zgłoszeń. W tym celu koniecznie zanotuj login i hasło, które system wygeneruje specjalnie dla Ciebie zaraz po wysłaniu zgłoszenia. UWAGA: bez wskazanych danych (login i hasło) komunikacja z organizacją nie będzie już możliwa.
Co jeśli zgubię hasło lub login, a dokonałem lub dokonałam zgłoszenia anonimowo?
W takiej sytuacji wyłączona będzie możliwość kontaktu. Warunkowane jest to zapewnieniem bezpieczeństwa zgłoszeń i ich szyfrowaniem – do każdego zgłoszenia generowane są unikatowe dane do prowadzenia komunikacji. W przypadku zagubienia tych danych zalecamy dokonanie nowego zgłoszenia i nawiązanie w nim do wcześniejszego zgłoszenia. Wówczas system wygeneruje nowe dane do logowania (które koniecznie należy zanotować), a organizacja otrzyma szansę kontaktu z Tobą.
Skąd będę wiedzieć, czy organizacja zadaje mi jakieś pytania odnośnie zgłoszonej sprawy, kiedy nie podam swojej tożsamości?
To, czy chcesz komunikować się z organizacją po wysłaniu anonimowego zgłoszenia, zależy tylko od Ciebie. Jeśli uważasz, że komunikacja jest ważna i liczysz się z tym, że organizacja będzie miała pytania, zalecamy regularne (np. raz na dzień, chyba że sprawa jest pilna) logowanie się do indywidualnego komunikatora, aby sprawdzić, czy organizacja zadała Ci jakieś dalsze pytania.
Czy jako osoba zgłaszająca podlegam ochronie?
Tak, poziom i konkretne wymogi ochrony reguluje obowiązujące prawo. W Twojej organizacji może istnieć procedura zgłoszeń wewnętrznych, z której dowiesz się więcej odnośnie swojej ochrony. Dodatkowa ochrona wiąże się z dokonywaniem zgłoszeń anonimowo, bo wówczas nie ujawniasz swojej tożsamości.
Czy za dokonanie zgłoszenia muszę zapłacić?
Nie. Jedynym płatnikiem za korzystanie z Aplikacji PIBIP jest dana organizacja, która po uiszczeniu opłaty udostępnia nieodpłatne korzystanie z Aplikacji osobom zatrudnionym w danej organizacji i ewentualnie dalszym osobom.
Czy treść zgłoszenia i moja tożsamość znane są operatorowi Aplikacji PIBIP?
Nie. Operator Aplikacji PIBIP posiada jedynie dane organizacji, która wykupuje abonament oraz managera ds. obsługi zgłoszeń. Wszelkie zgłoszenia przesyłane za pośrednictwem Aplikacji są szyfrowane i dostępne jedynie dla managera ds. obsługi zgłoszeń. Dotyczy to zarówno treści informacji, jak i danych osobowych w przypadku zgłoszeń poufnych.
Kto jest administratorem moich danych osobowych, jeśli dokonam zgłoszenia poufnie?
Operator Aplikacji PIBIP nie ma dostępu do danych osób zgłaszających. Jedynym administratorem danych pozostaje zatem organizacja, do której trafia zgłoszenie względnie zewnętrzny manager ds. obsługi zgłoszeń (ombudsman) i jego organizacja, jeśli Twoja organizacja wytypowała na funkcję managera osobę z zewnątrz organizacji.
Jakie środki techniczne zastosował operator Aplikacji PIBIP w celu mojej ochrony?
PIBIP to przede wszystkim bezpieczeństwo danych. Zastosowaliśmy najwyższe zabezpieczenia techniczne. Portal jest szyfrowany techniką End-to-End poprzez protokoły HTTPS/TLS. Dane w bazach danych są przechowywane w osobnych sekcjach i są wysoko szyfrowane na bazie technologii AES-256-CTR, a nie przechowywane tam jako wolny tekst. Zgłoszenia nie są przesyłane drogą e-mailową. Wgląd mają tylko managerowie ds. obsługi zgłoszeń wyznaczeni przez organizację po bezpiecznym zalogowaniu na serwer.
MANAGER ds. OBSŁUGI ZGŁOSZEŃ (MOZ)
Kim jest manager ds. obsługi zgłoszeń?
Manager ds. obsługi zgłoszeń (w skrócie MOZ) to osoba wytypowana do odbioru zgłoszeń dla danej organizacji i prowadzenia stosowanych dalszych działań. Taka osoba ma jednocześnie dostęp do panelu MOZ.
Kto może zostać MOZ?
Funkcję MOZ należy powierzyć tylko osobie z odpowiednimi kwalifikacjami odnośnie obsługi i weryfikacji zgłoszeń. Kwalifikacje takie można nabyć przykładowo w ramach kursu certyfikującego Approved Whistleblowing Officer (AWBO) oferowanego przez operatora Aplikacji PIBIP. Ważne jest wyposażenie MOZ w stosowną wiedzę (w szczególności odnośnie wymogów prawnych ochrony sygnalisty) oraz umiejętności (przykładowo aspekty psychologiczne prowadzenia rozmów z sygnalistą).
Czy jako MOZ jestem sam, czy jest nas więcej?
Każda organizacja w procesie zamawiania dostępu do Aplikacji PIBIP może wytypować do trzech MOZ. Wówczas każda osoba będzie miała dostęp do panelu MOZ oraz zgłoszeń.
Skąd dowiem się, że jestem MOZ i jak ważny jest mój email?
Co do zasady organizacja ustali z Tobą wcześniej, że zostaniesz MOZ. Ważne, aby ustalenia takie uwzględniały konkretny adres email, który będzie wykorzystywany do logowania do panelu MOZ. Podczas składania zamówienia organizacja podaje dane MOZ wraz ze wspomnianym adresem email. Jak tylko organizacja dokona zamówienia, a opłata zostanie zaksięgowana u operatora, ten aktywuje Aplikację PIBIP, a MOZ dostaje automatyczny email informujący o tym, że został MOZ danej organizacji. W tym emailu poinformujemy Cię o następnych krokach.
Czym jest panel MOZ i w jaki sposób mogę z niego korzystać?
Wraz z aktywacją Aplikacji PIBIP dla danej organizacji otrzymasz dane do pierwszego logowania i zostaniesz poproszony o niezwłoczne zalogowanie się do panelu oraz zmianę hasła. Celem zachowania najwyższego stopnia bezpieczeństwa należy dokonać zmiany hasła jak najszybciej i regularnie je zmieniać. Link prowadzący bezpośrednio do panelu MOZ otrzymasz od operatora automatycznie.
Kiedy dowiem się, że wpłynęło jakieś zgłoszenie?
Jak tylko do Aplikacji PIBIP wpłynie zgłoszenie, zostaniesz niezwłocznie i automatycznie poinformowany o tym fakcie przez Aplikację PIBIP, która na podany wcześniej adres email wyśle Ci odpowiednie powiadomienie. Zapoznaj się z treścią zgłoszenia poprzez zalogowanie do Aplikacji PIBIP!
Jak zapoznać się z treścią zgłoszenia?
Aby zapoznać się ze zgłoszeniem, zaloguj się do panelu MOZ. Tam znajdziesz zgłoszenie w grupie nowych zgłoszeń.
Co muszę zrobić po zapoznaniu się ze zgłoszeniem?
Twoje działania zależą w dużej mierze od procedury zgłoszeń wewnętrznych Twojej organizacji oraz obowiązującego prawa. Co do zasady należy potwierdzić otrzymanie zgłoszenia i zapoznać się z nim. Jeśli jest to konieczne, organizacje mogą przewidzieć zainicjowanie wewnętrznych dochodzeń. Dla uzyskania wsparcia w przeprowadzeniu takiego dochodzenia można zgłosić się do operatora Aplikacji PIBIP, który oferuje w tym zakresie szeroki zakres usług.
Czy osoba zgłaszająca musi podać swoją tożsamość?
Aplikacja PIBIP umożliwia zgłaszanie anonimowe oraz poufne. Zgłoszenie anonimowe to takie, w którym tożsamość sygnalisty nie jest znana. Przy dokonywaniu zgłoszenia sygnalista nie podaje swoich danych, a kontakt zwrotny możliwy jest z wykorzystaniem szyfrowanego kanału bezpiecznej komunikacji. Zgłoszenie poufne to z kolei takie, w którym sygnalista podaje swoje dane, ale są one znane wyłącznie MOZ, który ma obowiązek ich ochrony.
To, czy w przypadku Twojej organizacja akceptowane są zgłoszenia anonimowe, zależy od decyzji Twojej organizacji, bo to ona podczas zamawiania abonamentu decyduje, czy umożliwić także zgłaszanie anonimowe. Jeśli brak Ci pewności, sprawdź szczegóły w procedurze zgłoszeń wewnętrznych lub w odpowiednim dziale Twojej organizacji.
Czy mogę zadać pytania uzupełniające osobie zgłaszającej?
Tak. Forma komunikacji zależna jest jednak od rodzaju zgłoszenia. Jeśli jest to zgłoszenie poufne, to osoba zgłaszająca poda swoje dane kontaktowe takie jak adres email czy numer telefonu. Jeśli natomiast zgłoszenie jest anonimowe, wówczas system automatycznie stworzy indywidualny zaszyfrowany komunikator elektroniczny dostępny dla Ciebie w panelu MOZ. Tutaj możesz zadawać pytania i komunikować się z osobą zgłaszającą anonimowo.
Jak dowiem się o nowej wiadomości od osoby zgłaszającej anonimowo?
Jeśli osoba zgłaszająca anonimowo odpowie na Twoje pytanie, Aplikacja PIBIP automatycznie wygeneruje email informujący Cię o tym, że w panelu MOZ jest do Ciebie wiadomość. Wówczas zaloguj się niezwłocznie do panelu MOZ i zapoznaj z wiadomością. Może zadać dalsze pytania.
Jaką mam pewność, że zgłaszający anonimowo w ogóle mi odpowie?
Takiej pewności nie masz. To zależy całkowicie od osoby zgłaszającej. Pamiętaj, że nie dysponujesz żadnymi danymi kontaktowymi takiej osoby, więc jesteś zdany na komunikator w panelu MOZ. Jeśli po jakimś czasie dalej brak jest odpowiedzi, możesz zadać kolejne pytanie lub ponownie poprosić o odpowiedź. Pamiętaj, że osoba zgłaszająca anonimowo nie zostanie w żaden sposób poinformowana o tym, że zadano jej jakieś pytania. Dowie się o tym wyłącznie wtedy, kiedy z własnej woli zaloguje się do Aplikacji PIBIP z wykorzystaniem indywidualnych danych uzyskanych po wysłaniu zgłoszenia.
Jakie dalsze funkcje posiada panel MOZ?
Panel MOZ posiada wiele funkcji, które pomogą Ci w zarządzaniu zgłoszeniami oraz w skutecznej i bezpiecznej komunikacji z osobami zgłaszającymi. Zachęcamy Cię do dokonania próbnego zgłoszenia i przećwiczenia na nim różnych funkcji panelu MOZ.
Czy i jakim obowiązkom podlegam jako MOZ danej organizacji?
Zakres obowiązków MOZ reguluje Twoja umowa bądź dalsze ustalenia z daną organizacją. Operator Aplikacji PIBIP nie ma wpływu na zakres takich obowiązków oraz na to, czy MOZ posiada odpowiednie kwalifikacje, aby obsługiwać zgłoszenia.
Kto jest administratorem moich danych osobowych?
Administratorem Twoich danych osobowych jako MOZ jest operator Aplikacji PIBIP oraz dana organizacja, dla której zarządzasz zgłoszeniami.
ZAMAWIAJĄCY – ORGANIZACJA
Ile kosztuje korzystanie z Aplikacji PIBIP?
Cenę abonamentu Aplikacji PIBIP można znaleźć w cenniku.
Jaki jest ogólny zakres świadczeń operatora w ramach Aplikacji PIBIP?
Aplikacja PIBIP służy do ustrukturyzowanego przyjmowania i opracowywania zgłoszeń od sygnalistów. W ramach Aplikacji PIBIP możliwa jest także skuteczna i bezpieczna komunikacja między managerem ds. obsługi zgłoszeń (MOZ) a osobami zgłaszającymi. Organizacja może wytypować do trzech MOZ oraz zdecydować, czy umożliwia przyjmowanie zgłoszeń poufne (tożsamość osoby zgłaszającej jest znana, ale podlega ochronie) czy także anonimowe (tożsamość osoby zgłaszającej nie jest znana). W ramach Aplikacji dostępny jest także panel MOZ, gdzie managerowie mogą w prosty i przejrzysty sposób zarządzać zgłoszeniami i komunikować się z osobami zgłaszającymi.
Ile dostępów muszę kupić, aby umożliwić efektywny system zgłaszania nieprawidłowości?
Dla jednej organizacji wystarczy jeden dostęp. W ramach dostępu organizacja uzyskuje zindywidualizowany link do dokonywania zgłoszeń oraz powołać może do trzech managerów ds. obsługi zgłoszeń.
Skąd członkowie mojej organizacji dowiedzą się o możliwości korzystania z Aplikacji PIBIP?
Po złożeniu zamówienia i zaksięgowaniu należności na koncie operatora, Aplikacja wygeneruje indywidualny link, pod którym można dokonywać zgłoszeń, a konto zostanie aktywowane. Obowiązkiem organizacji jest odpowiednie poinformowanie kręgu osób, które korzystać będą z Aplikacji o tym linku oraz o funkcjonalności Aplikacji PIBIP.
Czy dana organizacja może udostępnić Aplikację PIBIP osobom spoza danej organizacji?
Tak, jest to możliwe w zakresie uregulowanym w OWU. Jeśli masz w tym zakresie wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z operatorem.
W jakim okresie dostępna jest aplikacja?
Aplikacja PIBIP aktywna jest od momentu zaksięgowania opłaty rocznej na koncie bankowym operatora. Aplikacja dostępna jest 24 h na dobę 7 dni w tygodniu przez jeden rok. Jeśli organizacja nie złoży wypowiedzenia, umowa przedłużana jest automatycznie o następny rok z opłatą obowiązującą aktualnie w cenniku.
Co jeśli umowa zostanie wypowiedziana?
W przypadku skutecznego zakończenia umowy, konto zostaje deaktywowane, a wszelkie zgłoszenia i dane są bezpowrotnie kasowane. Zadbaj o to, aby przed zakończeniem umowy odpowiednio zarchiwizować dane. Szczegóły uregulowane są w Regulaminie Świadczenia Usług i Ogólnych Warunkach Korzystania z Aplikacji PIBIP.
Co można zgłaszać przez Aplikację PIBIP?
Ustalenie zakresu przedmiotowego zgłoszeń (=naruszenia, które można zgłaszać) leży w gestii organizacji i co do zasady uregulowane powinno być w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Operator świadczy w tym zakresie dodatkowe usługi, w przypadku zainteresowania prosimy o kontakt.
Czy w mojej organizacji niezbędna jest procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Istnienie w organizacjach kanałów informowania o nieprawidłowościach stanowi efektywną metodę prewencji i detekcji nieprawidłowości. Stąd systemy whistleblowingowe od dawna występują w organizacjach. Dodatkowo obecnie czekamy w Polsce na wdrożenie unijnych przepisów dot. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Ustawa nie została jeszcze formalnie uchwalona, jednak jej projekt przewiduje obowiązek posiadania przez określone podmioty procedury zgłoszeń wewnętrznych. Operator świadczy w tym zakresie dodatkowe usługi, w przypadku zainteresowania prosimy o kontakt.
Kogo wskazać jako managera ds. obsługi zgłoszeń?
Przy zakładaniu konta w Aplikacji PIBIP konieczne jest wskazanie co najmniej jednego managera ds. obsługi zgłoszeń (maksymalnie powołać można trzech managerów). Jest to osoba, która przyjmuje zgłoszenia i może podejmować dalsze działania. Osoba taka posiadać musi odpowiednią wiedzę i umiejętności, które można nabyć przykładowo w ramach kursu certyfikującego Approved Whistleblowing Officer (AWBO) oferowanego przez operatora Aplikacji PIBIP. Managerem może być zarówno osoba z wewnątrz organizacji, jak i zewnętrzny podmiot (tzw. ombudsman), np. zewnętrzny prawnik. W razie zainteresowania usługami zewnętrznego ombudsmana prosimy o kontakt.
Czy jako zamawiający dostęp do Aplikacji PIBIP będę miał/a dostęp do zgłoszeń?
To zależy od konstelacji, na którą zdecyduje się organizacja. Dostęp do zgłoszeń ma tylko manager ds. obsługi zgłoszeń (MOZ) wytypowany do tej roli przez organizację. Jeśli MOZ będzie osobą z danej organizacji, wówczas ta ma dostęp do zgłoszeń, jeśli natomiast jest to osoba spoza organizacji (np. zewnętrzna kancelaria prawna), wówczas zależy to od ustaleń pomiędzy tym podmiotem zewnętrznym a organizacją. Operator PIBIP nie ma wpływu na te konstelacje, służy jednak pomocą i poradą w ramach usługi dodatkowej. W przypadku zainteresowania prosimy o kontakt.
Czy mogę udostępnić procedurę zgłoszeń wewnętrznych osobom zgłaszającym poprzez Aplikację PIBIP?
Tak, procedurę zgłoszeń wewnętrznych można załadować do Aplikacji PIBIP podczas dokonywania rejestracji. Późniejsze załadowanie nie będzie możliwe.
Jakie są obowiązki operatora Aplikacji PIBIP oraz zamawiającej organizacji?
Obowiązki operatora oraz klienta zostały określone w Regulaminie Świadczenia Usług i Ogólnych Warunkach Korzystania z Aplikacji PIBIP, które dostępne są w każdej chwili na stronie internetowej pibip.pl. Organizacja składając zamówienie akceptuje obowiązywanie wskazanych dokumentów.
Jeśli nie ma tutaj odpowiedzi na Twoje pytanie, zapraszamy do kontaktu!
KONTAKT| REGULAMIN | POLITYKI | CENNIK
(C)2023 Instytut Compliance sp. z o.o.