Organizacja | Zgłaszający | Manager | Komunikacja
Tworząc portal PIBIP kierowaliśmy się przeświadczeniem, że systemy informowania o nieprawidłowościach to głównie systemy komunikacji. W każdym procesie komunikacji biorą udział minimum dwie osoby, a w centrum tejże komunikacji znajduje się dana informacja. Zasadniczym celem portalu PIBIP jest zatem przekazanie informacji od osoby zgłaszającej nieprawidłowość do osoby je odbierającej (manager ds. obsługi zgłoszeń) w możliwie szybki, prosty i przede wszystkimi bezpieczny sposób. W jaki sposób dzieje się to w praktyce, czyli jak przebiega proces komunikacji w ramach portalu PIBIP?
- Przede wszystkim organizacja musi zadbać o to, aby dany kanał komunikacji został otwarty i aby doszło do przekazania indywidualnego linku do portalu PIBIP dla osób, które będą uprawnione do dokonywania zgłoszeń,
- Osoba, która chce zgłosić nieprawidłowość, może użyć dowolnego laptopa, komputera, smartfonu lub tabletu wchodząc na stronę internetową pod podany link,
- Pojawią się wówczas możliwości komunikacji ustalone przez organizację (możliwość zgłoszenia anonimowego, poufnego, albo wybór po stronie osoby zgłaszającej),
- W kolejnym kroku informacja zostaje przekazywana przez osobę zgłaszającą poprzez krótki opis sytuacji, podanie dat i ewentualnie dodanie do zgłoszenia dalszych dokumentów,
- Po dokonaniu zgłoszenia, osoba zgłaszająca automatycznie otrzymuje nazwę użytkownika (login) oraz hasło, za pomocą których będzie mogła komunikować się przez portal z managerem ds. obsługi zgłoszeń, nie ujawniając swojej tożsamości,
- Jak tylko informacja zostanie wysłana, manager ds. obsługi zgłoszeń zostaje o tym fakcie poinformowany przez portal PIBIP drogą mailową z prośbą o niezwłoczne zalogowanie do panelu zarządzającego celem weryfikacji informacji,
- W panelu zarządzania manager ma możliwość zapoznania się z informacją i dołączonymi dokumentami, ale też prowadzenia dalszej komunikacji z osobą zgłaszającą. W ten sposób dane informacje mogą zostać uzupełnione, a cała sprawa możliwie sprawnie i szybko wyjaśniona.
Organizacja | Zgłaszający | Manager | Komunikacja
KONTAKT| REGULAMIN | POLITYKI | CENNIK
(C)2023 Instytut Compliance sp. z o.o.