Przejdź do treści

Zamawiam

Gratulujemy wyboru! Portal PIBIP bazuje na wieloletnim doświadczeniu Instytutu Compliance, stanowi prostą w obsłudze aplikację z wieloma funkcjami, dzięki czemu członkowie Twojej organizacji i inne osoby w każdej chwili, łatwo i przyjemnie będą mogli zgłosić istotne problemy! Zanim dokonasz zamówienia zachęcamy do zapoznania się z często zadawanymi pytaniami (FAQ)!

Jak przebiega proces zamawiania?

Podobnie jak sama aplikacja PIBIP, proces zamawiania jest wyjątkowo prosty i w zupełności zautomatyzowany! Przed dokonaniem zamówienia musisz się jednak odpowiednio przygotować i ewentualnie omówić w Twojej organizacji wewnętrzne aspekty. PIBIP to narzędzie elastyczne, które możesz dopasować do potrzeb Twojej organizacji. W toku zamówienia spytamy Cię o kilka istotnych informacji. Warto wcześniej, przed dokonaniem zamówienia, ustalić wewnętrznie, jakie konkretnie funkcje będą potrzebne.

Proces zamówienia to pięć prostych kroków!

1. Przed zamówieniem: informacje potrzebne, aby dokonać zautomatyzowanego zamówienia

  • Klient: Klientem PIBIP może zostać tylko osoba prawna (przykładowo sp. z o.o., S.A., urząd i inne instytucje).
  • Uprawnienia i dane: Upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia, aby zamawiać produkty / usługi w imieniu Twojej organizacji. Przygotuj wszystkie dane organizacji, łącznie z numerem NIP, danymi teleadresowymi itd.
  • Indywidualny link: Podczas zamówienia musisz podać indywidualny link, pod którym PIBIP dostępny będzie dla członków Twojej organizacji i ewentualnie innych osób (np. pibip.pl/mojafirma), dlatego uzgodnij wewnętrznie, jaka to będzie nazwa.
  • Wybór kanału informowania: Także w toku zamówienia musisz zdecydować o funkcjonalności PIBIP dla Twojej organizacji, czyli czy możliwe będzie zgłaszanie anonimowe, poufne, czy obie możliwości do wyboru osoby zgłaszającej. Jeśli brak tutaj pewności, chętnie doradzimy, zasadniczo zalecamy wybór obu opcji.
  • Manager ds. Obsługi Zgłoszeń (czyli tzw. MOZ): W momencie zamawiania musisz podać dane osobowe (łącznie z adresem, e-mailem oraz numerem telefonu) przynajmniej jednej osoby, która będzie odbierała zgłoszenia dla Twojej organizacji. Możesz dodać do trzech takich osób. UWAGA: Pełnienie takiej funkcji wymaga specjalnych umiejętności. Jeśli istnieje taka potrzeba, zapraszamy daną osobę z Twojej organizacji na kurs Approved Whistleblowing Officer! Jeśli chcesz abyśmy to my otrzymywali i opracowywali dla Ciebie zgłoszenia, to serdecznie zapraszamy do kontaktu!
  • Regulamin i logo: Aby dokonać dalszej indywidualizacji portalu PIBIP i dopasować go to Twojej organizacji, masz możliwość dodania podczas zamawiania procedury zgłoszeń wewnętrznych (plik PDF) oraz indywidualnego logo (plik gif, jpg) Twojej organizacji, nie jest to jednak konieczne, aby złożyć zamówienie. Jeśli potrzebujesz pomocy przy stworzeniu odpowiedniej procedury, chętnie Ci pomożemy, zapraszamy do kontaktu!

2. Co stanie się po wysłaniu zamówienia?

  • Weryfikacja zamówienia: Jak tylko wyślesz zamówienie, zostaniemy o tym poinformowani automatycznie, dokonamy weryfikacji zamówienia i ewentualnie zwrócimy się do Ciebie, aby dokonać uzupełnień, jeśli czegoś będzie brakowało.
  • Powiadomienie: Powiadomienie otrzyma także podany podczas rejestracji manager ds. obsługi zgłoszeń z zastrzeżeniem, że konto będzie aktywne dopiero po zaksięgowaniu opłaty
  • Faktura i płatność: Jak tylko weryfikacja zakończy się pomyślnie, wystawimy odpowiednią fakturę VAT (według aktualnego cennika), którą wyślemy na adres email organizacji podany podczas zamówienia.
  • Aktywacja: Po zaksięgowaniu wpłaty, Twoje konto zostanie aktywowane i od tego momentu można z niego korzystać. O aktywacji poinformujemy także managera/ów ds. obsługi zgłoszeń na ich adres email podany podczas rejestracji.

3. Co zrobić po aktywacji konta?

Na ile aplikacja PIBIP będzie użytkowana przez członków Twojej organizacji, zależy od wielu czynników, takich jak: rzeczywiste występowanie nieprawidłowości, świadomość istnienia aplikacji i znajomość indywidualnego linku, kultura organizacji i inne. Chętnie pomożemy Ci w promowaniu kultury otwartości zgłoszeń organizacji, compliance i innych aspektach, stworzymy regulaminy, przeszkolimy członków organizacji i managera. W przypadku zainteresowania usługami dodatkowymi zapraszamy do kontaktu!

4. Co dokładnie zamawiam i ile to kosztuje?

Polityka cenowa aplikacji PIBIP.pl jest przejrzysta, nie zawiera ukrytych cen, obowiązuje jedna opłata roczna niezależnie od liczby pracowników czy innych czynników – wszystko na zasadzie tzw. flat rate!

Opłata za konto dla jednej organizacji wynosi 240 zł + VAT za miesiąc, czyli zaledwie 2.880 zł + VAT rocznie (szczegóły w cenniku) i obejmuje:

>> Proste i intuicyjne w obsłudze narzędzie dostępne 24 h/7 wraz z klarownymi instrukcjami korzystania w sekcji FAQ
>> Wybór zindywidualizowanego linku dla danej organizacji (np. „/mojafirma”)
>> Przejrzystość oferty – jeden abonament roczny z całością funkcji i brak dalszych kosztów, wszystkie funkcje w jednej cenie (np. brak opłat instalacyjnych)
>> Ważność konta przez rok od dnia jego aktywacji – przedłużenie ważności następuje wraz z uiszczeniem opłaty za kolejny rok
>> Brak ograniczeń odnośnie liczby osób mogących dokonywać zgłoszeń w ramach danej organizacji
>> Możliwość indywidulnego wyboru kanału zgłoszeń sygnalisty: poufnego (tożsamość jest znana, ale chroniona), anonimowego (tożsamość nie jest znana) lub obu równocześnie
>> Możliwość dodawania przez sygnalistów załączników do zgłoszeń
>> Możliwość udostępnienia w aplikacji indywidualnej procedury zgłoszeń wewnętrznych danej organizacji
>> Dodanie do trzech osób odbierających zgłoszenia i prowadzących dialog z sygnalistą (tzw. manager ds. obsługi zgłoszeń)
>> Możliwość anonimowej komunikacji managerów ds. obsługi zgłoszeń z osobami zgłaszającymi (wewnętrzny szyfrowany komunikator)
>> Dostęp do indywidualnego panelu do zarządzania zgłoszeniami z dalszymi funkcjami dla managerów ds. obsługi zgłoszeń (np. widok sekwencji działań, drukowanie raportów, wewnętrzny komunikator i in.)

5. Zgody formalne

Teraz ostatni krok: Przed dokonaniem zamówienia koniecznie zapoznaj się z dokumentami, które staną się częścia umowy. Zgody formalne udzielisz na etapie zamówienia. Prosimy zapoznać się z:

Jeśli coś jeszcze pozostaje niejasne, zapraszamy do sekcji często zadawanych pytań (FAQ)!

A teraz! …na miejsca, gotowi: START!

Jeśli masz wszystkie potrzebne informację i jesteś gotowy, naciśnij poniższy przycisk „ZAMAWIAM”, a przejdziesz bezpośrednio do aplikacji PIBIP, gdzie możesz złożyć wiążące zamówienie. Serdecznie zapraszamy i życzymy przyjemności z użytkowania PIBIP!

KONTAKT| REGULAMIN | POLITYKI | CENNIK

(C)2023 Instytut Compliance sp. z o.o.